Workplace by Facebook inrichten

Workplace gaat de strijd aan met Slack

Facebook gaat met Workplace, voorheen Facebook at Work, de strijd aan met Slack. Binnen Juist werken wij al geruime tijd met Slack, maar sinds kort zijn wij met een klein groepje aan het testen met Workplace by Facebook. In dit artikel zullen wij onze bevindingen delen en laten zien wat de voordelen en nadelen van Workplace zijn ten opzichte van andere systemen.

Wat zullen we hier dus gaan delen:

• Onze persoonlijke bevindingen
• De voor- en nadelen van Workplace by Facebook
• Tips bij het implementeren

Omdat we momenteel nog volop aan het testen zijn zullen we dit artikel continu aanvullen.

De eerste indruk

Workplace voelt erg vertrouwd aan, omdat het veel weg heeft van Facebook zelf. Alle zaken zitten op een logische plek en dat vergemakkelijkt het gebruik enorm. Ook de pagina en messenger app zijn makkelijk in gebruik.

De functionaliteiten van Workplace by Facebook

• Delen met de juiste personen via groepen
• Werk samen met andere bedrijven die Workplace gebruiken
• Blijf op de hoogte via de news feed
• Communiceer via Work Chat (met eigen mobiele app)
• Zet live video in om realtime een gebeurtenis te delen met collega’s
• Zoeken in de berichten of documenten die gedeeld zijn
• Maak evenementen aan
• Deel polls om de meningen te peilen
• Uitgebreide beheerdersfunctionaliteiten

Setup Workplace by Facebook

Nadat we hebben deelgenomen aan een uitgebreid webinair over Workplace en de implementatie hiervan kunnen we aan de slag. Het uploaden van medewerkers gaat vrij simpel door middel van het invullen van een excelsheet en deze hierna te uploaden naar Workplace. Let hierbij wel op dat je voordat je dit doet het automatisch uitnodigen bij de instellingen hebt uitgevinkt, anders krijgt iedereen direct een activatiemail en dat is niet wenselijk. In mijn ogen kun je het beste deze volgorde aanhouden:

1. Maak jouw persoonlijke profiel aan
2. Vink bij de instellingen het automatisch uitnodigen uit
3. Upload het ingevulde excel document en maak de profielen aan

Structuur Workplace inrichten

Voordat je collega’s uit gaat nodigen ga je eerst een structuur aanbrengen door het aanmaken van groepen, teams en projecten. Er zijn verschillende niveau’s en als je bekend bent met Facebook groepen zullen veel zaken vertrouwd aanvoelen. Ik ben begonnen voor elke afdeling een eigen team aan te maken en hier alvast de personen aan toe te voegen die in dit team horen. Dit alles gaat erg snel en zonder problemen.

Start het testen met een kleine groep

Mijn advies is om niet direct iedereen toegang te geven tot Workplace, maar eerst met een select groepje goed te gaan testen. Facebook noemt deze groep de ‘champions’ en raad aan om in deze groep collega’s uit alle geledingen toe te voegen. Wij hebben dit niet gedaan en enkel ervoor gekozen om met het team van social marketeers Workplace te gaan gebruiken in plaats van Slack. Op deze manier kun je goed testen, maar is de stap terug naar Slack gemakkelijk te maken indien Workplace by Facebook niet voldoet aan de verwachtingen. Daarnaast hoef je niet geforceerd communicatie op poten te zetten, maar kun je het direct gebruiken in de dagelijkse praktijk.

Wees consequent in het gebruik en laat de communicatie binnen dit team enkel en alleen lopen via Workplace. Alleen op deze manier kun je goed testen en uiteindelijk een gefundeerde beslissing nemen.

Hoe dien je Workplace te gebruiken

Hieronder een opsomming van enkele zaken die je wel  met Workplace by Facebook zou moeten doen.

• Gebruik Workplace daadwerkelijk voor werk. Klinkt logisch, maar wel ontzettend belangrijk. Deze tool moet de productiviteit ten goede komen en moet ervoor zorgen dat je makkelijk en beter kunt communiceren met collega’s. En hierdoor dus beter kunt samenwerken.
• Maak en neem deel aan groepen. Via groepen blijf je van relevante informatie op de hoogte en kun je reacties met ideeën of tips delen. Meld je aan voor relevante en interessante groepen binnen jouw bedrijf.
• Werk meer samen. Deel updates en gebruik functionaliteiten zoals gepinde berichten, bestanden uploaden, polls, notities en evenementen, zodat je zaken beter en sneller kunt regelen.
• Communiceer met collega’s via Work Chat. Stuur een berichtje of bel jouw collega via de messenger variant binnen Workplace.

Hoe dien je Workplace niet te gebruiken

Hieronder een opsomming van enkele zaken die je juist niet met Workplace by Facebook zou moeten doen.

• Gebruik Workplace niet zoals Facebook. Het is de bedoeling dat je Workplace gebruikt voor zakelijke doeleinden. Samen met je collega’s werken aan projecten en niet foto’s van het weekend met elkaar delen. Maar ach, een leuke GIF moet af en toe uiteraard kunnen.
• Deel niet zo maar gevoelige informatie. Controleer voordat je iets deelt altijd de privacy instellingen van de groep waarin je dit wilt delen.
• Meld je niet voor elke groep aan. Neem niet deel aan groepen die niet relevant voor jou zijn. Het is irritant, omdat het jouw news feed zal ‘vervuilen’ en je voegt niets toe aan de groep.
• Eerst zoeken, dan delen. Niets is er zo irritant als wanneer er meerdere malen dezelfde vraag wordt gesteld. Gebruik daarom altijd eerst even de zoekfunctie, zodat je zeker weet dat het antwoord niet al eens gegeven is.

Facebook Workplace kosten

Facebook vraagt tussen de 1 en 3 dollar per gebruiker, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Voor non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen is het gebruik van Workplace gratis.

Hoe gaat Workplace om met de privacy?

Rondom Facebook zijn er uiteraard altijd vragen op het gebied van privacy. Hier zijn ze zich zeker van bewust en daarom is dit een onderwerp wat regelmatig duidelijk wordt benoemd. Ze hebben hier zelfs de ‘Trust Principles‘ voor opgesteld. Het eerste punt hierbij is dat jouw persoonlijke Facebook profiel los gekoppeld is van jouw zakelijke profiel. Daarnaast zullen er ook geen advertenties worden getoond en doordat de accounts gescheiden zijn zullen er ook geen advertenties op basis van jouw zakelijke profiel op je persoonlijke Facebook account worden getoond.

Uiteraard zegt dit in mijn ogen nog niets over wat Facebook wel met deze data wil en/of gaat doen. Of dat de voordelen van Workplace by Facebook opwegen tegen het feit dat je eventueel data zou kunnen delen met Facebook, dat is aan jou.

Workplace by Facebook review

Momenteel zijn we enkele maanden met een kleine groep aan het testen en de eerste bevindingen zijn wisselend. Wij zijn zeker nog niet overtuigd dat Workplace een vervanger zou kunnen worden van Slack. De focus die bij Facebook duidelijk ligt op sociale technologie, zorgt ervoor dat alles binnen Workplace is ingericht op interactie. De chat omgeving is naar onze mening een onderschoven kindje.

Wij gebruiken het daarom veelal voor feedback en discussies. Bijvoorbeeld bij het goedkeuren van berichten die wij voor klanten maken voor hun social kanalen. Via Workplace kun je simpel een discussie starten door een screenshot te plaatsen en om feedback te vragen.

Het gebruiksgemak (mede doordat de omgeving vertrouwd aanvoelt) en de mobiele apps zijn wat mij betreft de grootste voordelen ten opzicht van concurrenten. Groot nadeel is volgens ons dat er geen desktop app beschikbaar is. Iets wat Slack bijvoorbeeld wel heeft. Dat is één van de belangrijkste redenen dat wij de chat omgeving van Workplace niet gebruiken, maar hiervoor nog gewoon Slack blijven gebruiken.

Facebook Workplace integraties

Om de functionaliteiten van Workplace uit te breiden kun je gebruiken maken van enkele integraties:

• OneDrive
• Google Drive
• Salesforce
• Box
• Dropbox
• Quip

Werk samen met onze Facebook specialisten

Juist is als één van de eerste bureaus in Nederland voor zowel als Facebook Certified Buying Professional als Facebook Certified Planning Professional gecertificeerd via het Facebook Blueprint programma. Deze certificaten worden alleen uitgereikt aan personen die aan hebben getoond over verregaande kennis van Facebook en Instagram advertising te beschikken. Hierdoor is Juist de perfecte partner voor bedrijven bij een effectieve inzet van Facebook en Instagram marketing.